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報連相を上手に行うコツはどうするの?5w1hを活用すると良い理由は?

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報連相は仕事を行っていく上ではとても大切なことだと言われていますが、いざ、報連相を行おうとすると「なかなか上手く出来ない…。」と悩むこともあリますよね。

ここでは、報連相を上手に行うコツはどうすると良いのか、報連相で行う際によく言われる5w1hを活用すると良い理由などをご紹介しますので、よろしければご参考になさってみてくださいね。

報連相を上手に行うコツはどうすると良い?

報連相を上手に行うコツはどうすると良いのかですが、伝えるべき目的を明確にして、短く簡潔に行うことが大切です。

 

これをしっかりと考えずに報連相を行ってしまうと、伝えられた側はその内容を上手く把握することができず、「で、結局何を伝えたいの?(どうしたいの?)」ということになりがちです。

 

そのため、報連相を行う際は、

・伝えるべき目的を明確にする

・伝える相手のことを考える

・伝える内容を整理する

ことを心がけるようになさってください。

 

伝えるべき目的を明確にする

報連相を行う前に、まず、

・伝えるべき内容を報告するだけで良いのか

・内容を伝えるだけでなく、自分の意見も伝えたいのか

・自分の意見を伝えるだけでなく、それに対してのアドバイスも欲しいのか

といったように、「自分がこれから報連相を行う目的」をハッキリと明確化させることから考えるようにしましょう。

 

報連相を行う意味は『情報を共有すること』にありますので、その内容が相手の方にしっかりと伝わるように意識なさってくださいね。

 

伝える相手のことを考える

報連相を伝える対象の相手の方のことも考慮することが大切で、

・伝える対象の方は「上司1人だけなのか」・「複数人なのか」

・伝える手段は「口頭なのか」・「メールなのか」・「電話なのか」

・伝えるタイミングは「ありそうか」・「なさそうか」

といったことなどを考慮する必要があり、状況によってその内容を伝える方法が変わってきます。

 

例えば、報連相を伝える対象の方が忙しそうにしていて、時間がなさそうな場合は、ダラダラと長く話すのではなく手短に伝えたほうが良いです。

 

また、時間がある程度用意されている会議を行う場面では、事前に資料を用意して伝えるべきことをしっかりと伝えていく必要があるなど、その時の状況によって伝え方が変わってきますので、伝える対象となる方(方たち)の状況をしっかりと考慮するようになさってください。

 

伝える内容を整理する

内容を伝える際、伝えるべき内容の事実と、自分自身の気持ちや憶測などを混同しないようにすることを意識して、伝える内容を整理することが大切です。

 

内容の結果だけを伝えれば良い場面だった場合、そこに自分の気持ちや憶測などは必要ないわけですので、それを加えてしまうと、相手の方が話の内容を理解しにくくなってしまったり、相手の方の時間をその分余計に奪ってしまうことになってしまいますので、しっかりと伝える内容を整理してから報連相を行うようになさってください。

 

以下に、報連相の3つの言葉である「報告」・「連絡」・「相談」を行う際の、各それぞれの抑えるべきポイントをご紹介していきますね。

 

報告を行う際のコツは?

報告を行う際のコツですが、

・報告すべきタイミングを常に意識する

・報告する際はまず結論から伝えるようにする

・報告する事実と自分の気持ちや憶測などは分けて報告する

・報告することを躊躇せず、こまめに報告するようにする

ことを心がけるようになさってください。

 

■報告すべきタイミングを常に意識する

報告を行うべきタイミングは、

・指示されていた仕事が終わった時

・すぐには終わらない仕事を任された時の中間報告として

・1日の終りには必ず報告する

・仕事に対して改善すべき点が見つかった時

・仕事に関することで変更点が出た時

・仕事に関することで新しい情報が入った時

・仕事でミスをしてしまった時

など、ちょっとした変化があった時や、報告を行うべきタイミングになった時などには、すぐに報告するようにしましょう。

 

■報告する際はまず結論から伝えるようにする

報告を行う際は「まず結論から伝える」ようにすることが大切です。

 

報告を受ける相手の方の立場からすると、『まず、どうなったのかという結論が知りたい』わけですので、結論を言わず、あれやこれやと伝えるというのは、相手の方をイライラさせてしまうだけですので注意しましょう。

 

■報告する事実と自分の気持ちや憶測などは分けて報告する

報告する事実だけを伝えるようにして、自分の気持ちや憶測とは分けて報告するようにしましょう。

 

そうしないと、話の内容が明確にならず、相手の方が話の内容に対する理解が難しくなってしまいます。

 

もし、意見を求められた時は、「私の意見としましては…」であったり、「私は○○だと思いました。」など、これはあくまでも自分の気持ちや憶測だということを相手の方にハッキリと伝わるようになさってくださいね。

 

■報告することを躊躇せず、こまめに報告するようにする

報連相でよくありがちなのが、「怒られそうで怖い…。」とか、「忙しそうにしているのに報連相をしても大丈夫なのかどうか迷う…。」など、報連相を行うことを躊躇してしまうということです。

 

ですが、報連相を行わないということが何よりもいけないことですので、躊躇することなく、報告すべきことがあり次第こまめに報告をするようになさってください。

 

報告の際ですが、相手の方が急いでいる場合や、伝える内容がかんたんな場合は、「口頭」で伝えるようにしましょう。

 

もし、伝える内容が口頭だけでは伝わりにくい場合や、会議などまとまった時間が取られている場合などでは、資料を用いたり、グラフや図式を用いたりして報告を行うようにしましょう。

 

連絡を行う際のコツは?

連絡を行う際のコツはですが、

・連絡すべき内容を伝える本人は確実に把握すること

・出来る限り早めに連絡する

ことを心がけるようになさってください。

 

■連絡すべき内容を伝える本人は確実に把握すること

連絡する内容で、「次回の会議がいつ行われるのか」を連絡する場合、『来月中に行われるようです。』といった内容では、会議が行われる日時がはっきりしていないため、日時を知りたいと思っている側の連絡を受けた人(たち)は困ってしまいますよね。

 

連絡を伝える人が、その内容のことを正確に把握していないと、連絡を受けた人(たち)を混乱させてしまうだけですので、確実にしっかりと内容を把握するようになさってください。

 

■出来る限り早めに連絡する

会議が行われる前日や当日だったり、会議が行われる直前に連絡をしても、人によってはその日に予定を入れてしまっている人もいるため、その人(たち)は会議に出られなくなってしまいますので、出来る限り早めに連絡するようになさってください。

 

相談を行う際のコツは?

相談を行う際のコツですが、

・相談すべき内容を整理してから相談する

ことを心がけるようになさってください。

 

相談すべき内容が整理されておらず、思ったことをただ口にするだけでは、相手の方にとっては「ただの愚痴を聞いているだけ」であったり、「結局、何の相談なの?」という状況になってしまいます。

 

相手の方にわざわざ時間を取ってもらっているわけですので、相手の方がアドバイスをしやすい相談をするようにすることが大切です。

 

また、自分自身が内容を整理できていないと、自分が何をすべきなのかなどが明確にならないため、自分が今後どう行動をすべきかが分からないままの状況となってしまいますので、まずは相談する前に、その相談内容を整理するようになさってくださいね。

 

報連相で5w1hを活用すると良い理由は?

報連相を行う際「5w1h」を活用すると良いと言われますが、いまいちピンとこないという方もいらっしゃるかもしれませんので、なぜ、5w1hを活用すると良いのかの理由をお伝えしていきます。

 

まず、5w1hとはそもそも何なのかですが、

・What(なにを)…仕事の内容など

・Why(なぜ)…目的や意義など

・Who(誰が)…報連相を行う当人やその関係者など

・When(いつ)…期限や時期、納期など

・Where(どこで)…場所

・How(どのように)…仕事の進め方(内容)やトラブルが起きた原因など

という考え方で、これに沿って報連相の内容を考え伝えるようにすると良いと言われています。

 

ただ、上記の「5w1h」の他に、

・How many(いくつ)…数に関する事柄があった場合

・How much(いくらで)…お金に関する事柄があった場合

を加えた【5w3h】という考え方に沿った報連相を行ったほうが良い場合もあります。

 

それでは、なぜ「5w1h」を活用したほうが良いのかという理由ですが、報連相を行う際に5w1hのどれかが欠けてしまっていると、相手の方に上手く内容が伝わりにくくなってしまうからです。

 

これだけだと分かりにくいかと思いますので、以下に例を挙げていきますので、よろしければご参考になさってみてくださいね。

 

プレゼンを任された部下が上司にその結果の報告を行う場合

プレゼンが特に問題もなく上手く行うことができた場合、本来であれば、プレゼンが滞りなく(トラブルもなく)行うことができたことを報告することが目的だったりします。

 

ですが、その報告の際に「プレゼンですが、いい感じに行うことができたと思います。」と報告してしまったりすると、それはただの感想であり、上司の方にとっては、実際のプレゼンの様子がどうだったのかがハッキリとは分かりません。

 

これは、上記でお伝えしました「5w1h」の【How(どのように/どうだったのか)】が欠けてしまっている報連相の内容になってしまっているために起きてしまう事例です。

 

報告を行う際は、感想などをいうのではなく、その事実のみを伝えるようになさることを心がけてください。

 

会社の歓送迎会の連絡を行う場合

会社の歓送迎会の連絡を行う場合、その連絡が「来月に歓送迎会を行います。」という内容だった場合、これだけでは連絡を受けた側からすれば『分かりました。』とはならないですよね。

 

本来であれば、上記の「5w3h」に沿った考え方ですと、

・誰のための歓送迎会なのか? ⇒「Why」・「who」

・いつ行われるのか? ⇒「When」

・どこで行われるのか? ⇒「Where」

・対象となる人の数は? ⇒「How many」

・花束を送るのか?(歓送迎会の内容は?) ⇒「How」

・会費はかかるのか?(かかるならいくらなのか?) ⇒「How much」

などの明記が必要となりますので、しっかりとそれらを明記して連絡するようになさってください。

 

営業成績があまり良くない部下が上司の方に相談を行う場合

営業成績があまり良くないと悩んでいる部下が上司の方に相談をする場合、「自分なりに頑張っているつもりですが、どうしたら良いのでしょうか。」という内容だけの相談をした場合ですと、これだけでは相談の内容に具体性が欠けるため、上司の方はアドバイスがしづらいですよね。

 

これは、上記の「5w1h」のところで言いますと、

・なぜ相談しようとしたのか? ⇒「Why」

・相談の内容はどういうものなのか? ⇒「What」

・どのようにしたいのか? ⇒「How」

が欠けてしまっている状態であり、相談をする目的(内容)が明確ではないために、上司の方も適切なアドバイスがしづらい状況となってしまっています。

 

そのため、相談される時は、

・自分の現状をしっかりと把握し、悩んでいる理由や相談の内容を明確に整理して分かりやすく伝えるようにする

・自分は今後どうしたいのかを明確にして、ハッキリと伝える

ということを心がけるようになさって相談をされると、上司の方も適切なアドバイスをしやすくなります。

 

相談をしている時点では、自分自身も大変かと思いますが、相談する方への配慮や気遣いも忘れないようになさってくださいね。

 

まとめ

報連相を上手に行うコツや5w1hを活用したほうが良い理由をご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。

報連相は自分自身が何を伝えたいのかをしっかりと意識なさることと、相手の方への気遣いなどが大切となってきますので、この記事を読まれることにより、少しでもあなたのお力になることが出来れば嬉しく思います。

※参考記事:報連相とはそもそもどういうことなの?重要性は?いつ行うと良いの?

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