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報連相とはそもそもどういうことなの?重要性は?いつ行うと良いの?

2016/12/27

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仕事をしていく上で「報連相が大事だ!」ということを耳にしますが、中には『言葉は知っているけど、詳しくは分からない。』という方もいらっしゃるかと思います。

ここでは、報連相とはそもそもどういうことなのか、その重要性とはどんなものなのか、報連相はいつ行うようにすると良いのかなどをご紹介しますので、よろしければご参考になさってみてくださいね。

報連相とはそもそもどういうことなの?

報連相という言葉はそもそも何を意味しているのかですが、「報告・連絡・相談」の3つの言葉を略した言葉となっています。

 

3つの言葉にはそれぞれの意味がありますので、各言葉別にその意味をご紹介していきますね。

 

報告とは?

仕事の場面で上司から受けた指示などに対して、その結果がどうなったのかを部下が上司に伝えることが報告となります。

 

報告というのは、基本的には「部下から上司」であったり、「後輩から先輩」へ伝えるという形となります。

 

例としましては、

上司からある書類の作成を頼まれたことに対して、その仕事が終わったことを知らせたり、現在はどの辺まで進んでいるのかなど、その状況を報告する

などがあります。

 

連絡とは?

何かしらの伝えたい情報があった場合に、その関係者の人達に伝えることが連絡となります。

 

例としましては、

・ある仕事に関することで変更があった場合や、その仕事に関わる関係者に知らせなくてはいけないことがあった場合

・会社での新年会や忘年会の開催日時や場所を伝える場合

などがあります。

 

連絡は報告とは違い、上司や部下に関係なく、連絡が必要な事があった場合は、誰もが連絡をする側になります。

 

相談とは?

仕事をしていく上で、自分自身では判断することが出来ない時や、判断に迷う時であったりした時などに、その仕事や場面に対する意見や悩みを聞いてもらい、アドバイスをもらうことが相談となります。

 

例としましては、

・任された仕事に行き詰まり、自分ではどうしたら良いのか分からなくなっていたり、迷ってしまっていたりする場合に、上司の方に相談する

などがあります。

 

この報連相をもとに上司の方が仕事の指示をしたり、プロジェクトなどを進めていったりすることから、ビジネスの上ではとても重要なことであるため、しっかりと行うようにすることが大切となってきます。

 

報連相の重要性とはどんなもの?

報連相が大事だというのは何となく分かっていても、中には、「そこまで言われるほど大事なことかどうか疑問に感じる…。」という方もいらっしゃるかもしれませんので、報連相の重要性にはどんなものがあるのかを以下にご紹介していきますね。

 

まず、会社ではどんな職種であれ、職場には必ずリーダー的な役割を担っている人がいます。

 

会社によって、役職でその方を示したり、役職がない場合でも、直属の上司でその部下を指導するなど、どういう立場であれ、リーダー的な役割を担っている人というのは必ずいるわけです。

 

そして、そのリーダーである人が、各個人に対して任せる仕事を割り振っていくわけですが、もし、ここで仕事を任された人たちが報連相をすることをしなかったら、各個人の仕事状況が全く分からなくなってしまいますよね。

 

そして、仕事状況が分からなければ、上司もどう判断してよいのか分からなくなってしまい、的確な指示などが出せなくなってしまいます。

 

また、各個人が報連相を行わず、自己判断で仕事を進めていった場合、場合によっては会社にとって大きな損失となるトラブルを引き起こしてしまうことにも繋がってしまいます。

 

以下に、一例として、報連相をしなかった場合にどうなるかをご紹介していきますね。

 

報告をしなかった場合

報告をしなかった場合の例として、

・指示した仕事の状況を報告しない

・クレームが発生しているにも関わらず報告しない

・仕事で変更点があったにも関わらず報告しない

などがあったとします。

 

■指示した仕事の状況を報告しない

指示した仕事の状況の報告を受けないと、上司の方が「今の様子はどうなんだろうか…。」と不安にあり、余計な心配事を増やさせてしまうことになります。

 

■クレームが発生しているにも関わらず報告しない

クレームが発生している状況にも関わらず、その報告をしないことにより、上司の方はその状況を把握することが出来ないため、被害を最小限に抑えることが出来ず、どんどん拡大していってしまい、会社にとって大きな損失へとつながっていってしまいます。

 

■仕事で変更点があったにも関わらず報告しない

仕事で変更点があったにも関わらず、その変更点に関する内容の報告をしないことにより、上司がその変更に関する対応ができなくなってしまいます。

 

連絡をしなかった場合

連絡をしなかった場合の例として、

・遅刻しそうな時に連絡をしない

・会議を行う時間を当日になって連絡した

・仕事で変更点があったにも関わらず連絡しない

などがあったとします。

 

■遅刻しそうな時に連絡をしない

出勤時間に遅刻しそう、または、遅刻をしているにもかかわらず、その連絡をしないことにより、職場の人が不安になったりします。

 

また、取引先の方との待ち合わせの場面では、遅刻だけでも失礼に当たりますが、さらに連絡もしないということは相手の方にとって大変失礼となりますし、もし、その場に職場の方が他にもいる場合、その方にも恥をかかせてしまうことになってしまいます。

 

■会議を行う時間を当日になって連絡した

会議を行う時間を当日になって連絡した場合、人によってはその当日に予定を入れていることもあり、その会議に人が集まらないという状況になってしまうこともあります。

 

■仕事で変更点があったにも関わらず連絡しない

変更があったことを連絡しなかったことで、連絡を受けていない人(人たち)との間に、その仕事に関して認識のズレが生じてしまい、場合によっては、その仕事に関することの修正が必要になってしまったりして、結果的に余計に時間がかかってしまうことになってしまいます。

 

相談をしなかった場合

相談をしなかった場合の例として、

・仕事で分からないことがあるにも関わらず相談しない

・人手が必要な状況にも関わらず相談しない

・決められた目標を達成させることができそうにない状況に関わらず相談しない

などがあったとします。

 

■仕事で分からないことがあるにも関わらず相談しない

分からないことがあるにも関わらず相談することなく、勝手な判断で仕事を進めたことにより、その仕事に対してやり直しが必要な状況になる可能性もありますし、場合によっては、会社にとって大きな損失となることに繋がってしまう恐れもあります。

 

■人手が必要な状況にも関わらず相談しない

1人で行う状況ではないにも関わらず、誰にも相談することなく仕事を進めることにより、結果的にその仕事のクオリティーを低下させてしまうことに繋がってしまいます。

 

■決められた目標を達成させることができそうにない状況に関わらず相談しない

目標を達成させることが難しそうな状況なのに相談をしなかったことにより、その部下の上司に当たる人への責任問題へ発展する可能性があり、上司の方へ大変迷惑をかけてしまう恐れがあります。

 

上記は、あくまでも参考例として挙げさせていただきましたが、報連相を行わないことにより、会社にとって大きな損失となることへと発展してしまう可能性や、職場全体のモチベーションやパフォーマンスの低下へと繋がってしまい原因になってしまったりします。

 

そのような職場の環境(状況)になってしまうことで、ますます報連相がしにくい職場環境へとなっていってしまいます。

 

このようなことから、報連相は会社のために大切なことであるのはもちろんですが、あなた自身のためにも大切だったりしますので、ぜひ、しっかりと報連相をなさるようにしてくださいね。

 

報連相はいつ行うようにすると良いの?

報連相はいつ行うようにすると良いのかですが、「小さなことでも変化があった時点で常に行う」ことを心がけるようにしてください。

 

どんなタイミングの時かといいますと、

・指示されていた仕事が終わった時

・すぐには終わらない仕事を任された時の中間報告として

・1日の終りには必ず報告する

・仕事に対して改善すべき点が見つかった時

・仕事に関することで変更点が出た時

・仕事に関することで新しい情報が入った時

・仕事でミスをしてしまった時

・遅刻しそうな時

・思わぬアクシデントが起こった時

・仕事で分からないことや判断に迷ってしまった時

などがあります。

 

たとえ、自分では「これは大したことではないから良いか。」と思うことがあったとしても、勝手な自己判断はしないで、『小さなことでも常に報連相を行うようにする』ことを基本的な考え方として持っておいてくださいね。

 

はじめのうちは、報連相を行うタイミングというのが難しいと感じるかと思います。

 

報告しようと思ったら、上司がなんだか忙しそうにしている場面など、「今、報告に行っても大丈夫かな…。」と思う場面があったりするかと思います。

 

ですが、それに躊躇してしまい報連相を行わないということの方がよくありませんので、報連相の必要性を感じましたら、たとえ、躊躇してしまいそうな雰囲気であったとしても、思い切って報連相を行うようにしましょう。

 

その際、「〇〇の件でご報告があるのですが、今、お時間よろしいでしょうか?」などの一言をはじめに伝えることで、もし、上司の方が忙しい場合は、「今忙しいから1時間後くらいに来て。」などの何かしらの反応を示してくれるかと思いますので、その場合はそれに従えばよいだけです。

 

報連相はいつ行えばよいのかなどのタイミングを理解するには、はじめは間が悪いことが多かったとしても、何度も報連相を行い続けていくことで、ご自身の各上司の方のタイミングを覚えていくしかありません。

 

なにより、報連相を行わないことが一番してはいけないことですので、躊躇する気持ちがあったとしても、どんどんチャレンジしていってくださいね。

 

まとめ

報連相の重要性や報告のタイミングなどをご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。

慣れないうちは何かと大変かと思いますが、会社はもちろんのこと、ご自身のためにも報連相はしっかりと行っていくようになさってくださいね。

※参考記事:報連相を上手に行うコツはどうするの?5w1hを活用すると良い理由は?

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