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歓送迎会の店選びのコツとは?予算の平均は?会費徴収での注意点は?

2017/02/01

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歓送迎会で幹事をやることになった時、「どんなお店を選んだら良いのだろうか…。」と悩んでしまったりしますよね。

できるなら、参加した方たちには喜んでもらいたいですし、何かと頭を抱えてしまいますよね…。

 

ここでは、歓送迎会のお店選びのコツはどうすると良いのか、予算の平均はいくらぐらいなのか、会費を徴収する際の注意点などをご紹介しますので、よろしければご参考になさってみてくださいね。

歓送迎会のお店選びのコツはどうすると良い?

歓送迎会のお店選びのコツはどうすると良いのかですが、基本的には「幹事経験のある先輩社員の方々に相談する」ことが確実で間違いが少ない方法です。

 

会社によって、どんな職場体系なのか、人数はどれくらいになるのかに違いはありますが、歓送迎会のお店を選ぶのコツを以下にご紹介していきますね。

 

1:歓送迎会の主役(主賓)の方や幹事経験のある方に相談する

歓送迎会の主役の方(複数いる場合は全員)に、どんな食べ物がお好みなのかを聞いたり、幹事経験のある方に過去にはどんなお店が選ばれてきたのかなどをはじめにご相談なさってみてください。

 

2:料理や飲み物のメニューにバリエーションがある程度多いお店を選ぶ

人には食べ物の好みというのがどうしてもあるため、「魚介類を主に扱うお店」などの場合ですと、魚介類が苦手な方にとっては食べるものがなくってしまったり(少なくなってしまったり)するため困らせてしまう事になってしまいます。

 

そのため、出来る限り様々な食材を扱ったメニューがある程度多いお店を選ばれたほうが参加した方たちも食べるもので困らせてしまうということも少なくなります。

 

また、メニューにバリエーションがある程度多いお店を選ぶことも大切ですが、出来るだけ「食べ放題(できれば飲み放題付き)コースがあるお店」を選ばれると予算も決めやすくなりますし、注文を頼み過ぎて大幅に予算が膨れ上がってしまったということも防げます。

 

メニューによってはコース対象外のものもあったりしますので、注文する際は気を付けるようにして、もし、そのようなメニューを注文する場合は、個人的に注文する場合は「その個人から徴収する」ようにしたり、全体的に注文する場合は、「追加徴収が発生することをしっかりと伝える」ようになさってください。

 

3:出来る限り個室のあるお店を選ぶ(個室を予約するようにする)

歓送迎会となると、大騒ぎとまではいかないにして、程度の差はあれ盛り上がったりすることもありますので、他のお客さんの迷惑にならないようにしたり、周りの目を気にすることがないようにできる空間のほうが良いです。

 

そのようなことから、出来る限り個室のあるお店を選ぶ、または、個室を予約するようになさると良いでしょう。

 

また、万が一、個室のあるお店を選ぶことができなかった(予約できなかった)場合でも、出来る限り全員が一つの部屋(場所)におさまるように席の予約をするようになさってください。

 

他にも、参加する方によって、腰や足が悪い方がいたりする場合などもあり、そのような方たちの場合は、『座敷で座ることが辛い…。』ことが多いですので、座敷の場合は足を伸ばせる「堀ごたつ」があるお店を選んだり、「椅子」に座れるお店を選ばれるようになさると喜ばれるかと思います。

 

4:交通アクセスが良いお店を選ぶ

交通アクセスが悪いとお店に向かうのも大変ですが、なにより、食事や飲んだりした後の帰りのことを考えると、それだけで参加をしない選択をされる可能性もありますので、出来る限り交通アクセスが良いお店を選ぶようになさってください。

 

5:キャンセル料が発生するかどうかをお店に確認しておく

お仕事の関係上、参加予定だったのが急に参加できなくなったということもよくあったりしますので、万が一、キャンセルを行った場合にキャンセル料は発生しするのか、もし発生する場合は「いつまでにキャンセルを伝えると良いのか?」をしっかりと確認するようになさってください。

 

お店によっては、「2週間前までならキャンセル料が発生しないが、それ以降は半分の金額(場合によっては全額)が発生する」など違いがあります。

 

また、「人数が当初予約していた人数より減ってしまった時はどうなるのか」などの確認もしっかりとご確認なさってください。

 

キャンセル料が発生する場合は、後々トラブルにならないためにも、歓送迎会の案内をする際には必ず伝えるようになさってください。

 

例として、案内の文面の中で会費のことを連絡する際に、

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▼会費:「○○円」

※参加者のみ キャンセル料の関係もあることから、欠席をされる場合は必ず○○日までにご連絡くださるようお願いします。

もし、○○日以降にご連絡された場合は、キャンセル料の関係から会費の半額(全額の場合は全額と記入)をお支払いいただくことになりますのでご注意ください。

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などを書かれると良いでしょう。

 

ただし、会費を会社が全額負担してくれたりする場合は伝える必要はありません。

 

ここまで、歓送迎会のお店選びのコツをご紹介しましたが、どうしても様々な人がいるため、全員の希望どおりになるということは難しかったりします。

 

そのため、上司の方や幹事経験のある先輩社員の方、主役(主賓)の方とのご相談をなさった上で、しっかりとお店選びをなさったのでしたら、ある程度のことは気にしないようになさってくださいね。

 

歓送迎会の予算の平均はいくらぐらいなの?

歓送迎会の予算の平均はいくらぐらいなのかですが、一般的な相場は「3,000円~5,000円」となっていますので、平均で言いますと『4,000円前後』が相場ということになります。

 

また、退社される方に花束を送る場合は、その分の予算もかかります。

 

参考までに、一般的にその場合の花束の予算の相場は「3,000円~5,000円(一人あたり)」ほどとなってきます。

 

もちろん、予算は歓送迎会の主役(主賓)の方の人数や参加者の人数によって変わってきたりはします。

 

基本的には、主役の方からは会費を徴収することはせず、主役の方の会費分を参加者で負担するのが一般的だったりしますので、主役の方が多ければ多いほど、また、参加者の人数が少なければ少ないほど、参加者の負担が大きくなってしまいます。

そのため、出来る限り負担を減らすような工夫が必要となります。

 

また、上司や役員の方たちは会費を多めに出したりする会社もありますが、こればかりは会社によって違いますし、なかなかこちらからは催促がしづらいですので、どうしても参加者の負担が大きくなってしまう場合は、お店のランクを下げるか、花束のコストを抑えるなどの方法が必要となってきます。

 

どうしても負担が大きなりやむを得ない場合は、本来はしませんが、主役の方からも徴収するという方法もありますが、その場合は、主役の方は全額ではなく、会費の半額だけ(金額はその時に合わせて決めてください)頂くようにしてください。

 

ただし、そのような場合は、必ず事前に主役の方にご相談なさるようにしてください

歓送迎会の会費を徴収する際の注意点とは?

歓送迎会の会費を徴収する際の注意点ですが、必ず徴収した人のメモは取るようにしてください。

 

「いつ、誰から、いくらを徴収したか(徴収済みか)」といったメモを取っておかないと、後々のトラブルの原因となってしまいますので、必ずメモは取るようにすることを心がけてください。

 

会費の徴収はいつ行うと良い?

歓送迎会の会費を徴収する時期は「遅くても歓送迎会の前日」までには済ませておくようにしておきましょう。

 

当日の徴収ですと、開始時間に必ず全員が揃うとは限らないですし、会費の徴収に時間がかかってしまうことで歓送迎会の開始時間が遅くなってしまうこともありますので、出来る限り「遅くても前日までに(理想は1週間前後までに)」徴収するようになさると良いでしょう。

 

会費を徴収する際は、「一次会で余った残金は二次会に回してもよいか?」などの確認もしておくようにしてください。

 

これを事前にやっておかず、幹事が勝手に判断してしまったりすると、二次会に参加しなかった人たちからクレームが来たりすることもありますので、必ず事前に確認をするようになさってくださいね。

 

また、歓送迎会の金額はどれくらいだったのかという「会計報告」も、できるだけ早く参加者全員に報告するようになさってください。

 

お金に関することは、些細な事でもトラブルに発展しやすいですので、気を使い過ぎかなと思ってもいいくらいの気持ちで、会計報告をするようにされると良いでしょう。

 

方法は、会計報告を回覧で回したり、メールで報告したりするなどの方法がありますが、必ず参加者全員に会計報告をするようにしてください。

 

会費を徴収する際、多めに出してくれた方がいる場合は、一言お礼の言葉を伝えることも忘れないようにしてくださいね。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。

 

歓送迎会のお店選びや予算を考えることは大変かと思いますが、ご自分一人で判断されず、事前に上司や幹事経験のある方々にご相談をされることが何よりも大切となってきます。

 

また、会費を徴収する際は、どんな些細なことでも必ずメモをとるようにして、常に予算の流れを把握されておくことでトラブルも未然に防ぐ事ができたりしますので、「相談」・「確認」・「メモを取る」・「報告」をしっかりとなさることを心がけてくださいね。

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