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退職の送別会案内文を本人へはどう書くの?社内の場合は?時期はいつまで?

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退職される方のための送別会の幹事を任されることになった時、案内状を送ったりしますが、「どうやって案内文を書いたら良いのだろう…。」と悩むことってありますよね。

ここでは、退職による送別会の案内文を本人に送る場合や社内に通知する場合の文章の書き方や、案内状はいつまでに出すと良いのかなどをご紹介しますので、よろしければご参考になさってみてくださいね。

退職による送別会の案内文を本人に出す際の書き方は?

退職による送別会の案内文を本人に出す際の書き方はどうすると良いのかですが、以下に各パターンに合わせた文例をご紹介しますので、それらをご参考になさって文章を作成なさってくださいね。

 

定年退職される方に送られる案内状の場合

件名:送別会のご案内

○○次長

この度は役職を全うされてのご退職、心からお疲れ様でした。

部下一同、○○次長に熱心にご指導いただきましたこと、心から感謝しております。

つきましては、○○さんへの感謝の気持ちを込めまして、送別会を催させていただこうと思います。

お忙しい中を大変恐縮ではございますが、ぜひご出席頂けますようお願い申し上げます。

日時、場所につきましては以下の通りとなっております。

もし、不都合などがございましたら、○○までご連絡頂けますよう、どうぞ宜しくお願い致します。

 

日時:○月○日 ◯時~

場所:○○店 お店の住所

地図案内:(周辺の地図での紹介は出来ればあったほうが良いです)

注意事項:○○(案内状を送られるご自身)への連絡先として携帯番号も記載しておきます。

携帯番号…「○○」

 

栄転される方に送られる案内状の場合

件名:○○部長 送別会のご案内

○○部長

この度は○○部長にご栄転とのこと、誠におめでとうございます。

ひとえに○○部長のご活躍と努力の賜物と、敬服いたします。

これからもいっそうのご活躍とご発展を、心よりお祈り申し上げます。

つきましては、○○部長への感謝の気持ちを込めまして送別会を催させていただこうと思います。

お忙しい中を大変恐縮ではございますが、ぜひご出席頂けますようお願い申し上げます。

日時、場所につきましては以下の通りとなっております。

もし、不都合などがございましたら、○○までご連絡頂けますよう、どうぞ宜しくお願い致します。

 

日時:○月○日 ◯時~

場所:○○店 お店の住所

地図案内:

注意事項:○○(案内状を送られるご自身)への連絡先として携帯番号も記載しておきます。

携帯番号…「○○」

 

 

定年退職以外で退職される方に送られる案内状の場合

件名:送別会のご案内

○○さん(または、○○部長などの役職で)

この度は○○さんがご退職される旨を伺いました。

これまで仲良くさせていただいていた分、とても寂しく思っております。

○年間、ご尽力いただきまして誠に有難うございました。

有志一同、ささやかなものではありますが、○○さんへの感謝の意持ちを込めまして送別会を催させていただこうと思います。

貴重なお時間を頂戴致しますが、ぜひご出席頂けますようお願い申し上げます。

日時、場所につきましては以下の通りとなっております。

もし、不都合などがございましたら、○○までご連絡頂けますよう、どうぞ宜しくお願い致します。

 

日時:○月○日 ◯時~

場所:○○店 お店の住所

地図案内:

注意事項:○○(案内状を送られるご自身)への連絡先として携帯番号も記載しておきます。

携帯番号…「○○」

以上となります。

 

メールで案内をする場合は、メールだけのやり取りではすぐに対応できない場合があったりしますので、出来れば、携帯番号などの連絡先を記載しておくと良いですが、この場合は仕事用の携帯を持っているなど、あくまでも差し支えなければの場合で構いません。

 

もし、送り迎えを行う場合は、その旨もお伝えするようになさってくださいね。

 

また、案内状を出される際は、

・本人の名前は絶対に間違えない

・失礼のない文章を心がける

・送別会は退職される方の退職日に合わせる

などにご注意をなさってください。

 

よくありがちな間違いとして、目上の方に対しての「ご苦労様です」や「労をねぎらう」などの言葉は、目下に対して使う言葉ですので、目上の方へは使わないようになさってくださいね。

 

送別会の案内を社内通知する場合の書き方はどうする?

送別会の案内状を社内へ通知する場合の書き方はどうすると良いのかですが、以下に各パターンに合わせた文例をご紹介しますので、それらをご参考になさって文章を作成なさってくださいね。

 

定年退職される方に対する送別会の案内の場合

件名:○○課長の定年ご退職を祝う送別会のご案内

○○課 各位

皆様、いつもお仕事お疲れ様です。

この度、○○課長が定年を迎えられ、◯月◯日をもちましてご退職されることとなりました。

つきましては、○○課長へのこれまでのご功労、ご尽力に感謝の意と敬意を表すと共に、退職後のご健勝をお祈りする意も込めまして、送別会を下記の通りとり行いたいと思います。

皆様、お忙しい中とは存じますが、是非ご出席頂けたらと思います。

ご協力どうぞよろしくお願い致します。

 

日時:○月○日 ◯時~

場所:○○店 お店の住所

地図案内:

会費:

 

出欠は「○月○日」までにご連絡をお願い致します。

また、会費は「○月○日」に頂きますので、宜しくお願い致します。

 

【出欠確認欄】

当てはまる方に丸を付けてください。

( )出席・( )欠席 お名前「    」

 

異動される方に対する送別会の案内の場合

件名:○○さん 送別会のご案内

○○部のみなさんへ

皆様、いつもお仕事お疲れ様です。

この度、○○部長が◯月◯日をもちまして○○支店の○○部へ異動されることとなりました。

つきましては、○○部長に今までお世話になりましたことへの感謝の意を表すと共に、新天地でのご活躍とご健勝をお祈りする意も込めまして、送別会を下記の通りとり行いたいと思います。

皆様、お忙しい中とは存じますが、是非ご出席頂けたらと思います。

ご協力どうぞよろしくお願い致します。

 

日時:○月○日 ◯時~

場所:○○店 お店の住所

地図案内:

会費:

 

出欠は「○月○日」までにご連絡をお願い致します。

また、会費は「○月○日」に頂きますので、宜しくお願い致します。

 

【出欠確認欄】

当てはまる方に丸を付けてください。

( )出席・( )欠席 お名前「    」

以上となります。

 

案内状を送られる際の注意点として、「転職」をされる方の場合は、そのことを社内で公にしてしまうのは絶対に避けるようにしてください。

 

やはり、転職というのは、今いる会社から新しい会社へと移るという状況だったりするわけですので、快く思わない方もいらっしゃったりします。

 

その場合は、せっかくの送別会も気まずい状況になってしまうだけですので、案内状を送られる場合は、「転職」という言葉は使わず、退職される旨だけを伝えるようになさってください。

 

送別会の案内を通知する時期はいつまでにすると良い?

送別会の案内を通知する時期はいつまでにすると良いのかですが、出来る限り早めに出すことがマナーとなります。

 

送別会の当日はもちろんのこと、ギリギリになって案内を伝えるのは、相手の方に対して大変失礼となりますし、案内が遅れれば遅れるほど、参加者も集まりにくくなってしまいます。

 

そのため、可能であれば「1ヶ月前」には案内を伝えるようことができるようにして、たとえ無理だとしても出来る限り早めに伝えることを心がけてください。

 

また、会費に関しましても、基本的には本人からは決して頂かず、出席者の中で送られる側の方の分も全員で割ってから、会費を集めるようになさってください。

 

その際には、出席される方々に送られる側の方の会費も含まれていることも伝えておくことが大切となってきますので、必ずお伝えするようになさってくださいね。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。

送別会の案内状を出される際は、お互いが気持ちよく送別会を行うためにも、送られるご本人に対して失礼のないように心がけることはもちろんのこと、出来る限り気持ちよく出席していただけるようにすることも大切となってきます。

送別会の準備は何かと大変かとは思いますが、この記事を読まれることによって、少しでもあなたのお役に立つことが出来たら嬉しく思います。

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