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冬の行事

新年会の幹事の司会進行はどうする?準備は?心得として必要なのは?

2017/01/28

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新年会の幹事をいきなり任されることになった時は、
「何をどうしたら良いのかどうか?」ってあたふたしてしまうことって
ありますよね。

ここでは、新年会の幹事を任された時の基本的な司会進行の流れや、
新年会を迎えるにあたっての準備や、幹事として必要な心得などを
ご紹介していますので、よろしければご参考になさってみてくださいね。

 

新年会の幹事の司会進行はどうすると良いの?

新年会の幹事を任された時の司会進行はどうするのかということですが、
まず、基本的な司会進行の流れをご紹介しますと…

1:司会進行役の紹介を行う

2:新年会の開会の挨拶を行う

3:乾杯を行う

4:食事や歓談

5:余興を行う(あれば)

6:新年会の閉会の挨拶を行う(締めの挨拶)

といった流れとなります。

 

司会進行役の紹介はどうする?

上記の流れを順番に補足していきますと、

今回の新年会の司会進行を行うご自身の自己紹介や挨拶を行い、
それから開会の挨拶への流れとなるように話しを進めていきましょう。

※ここでは、あまり長くなりすぎないように
 簡単な挨拶程度にとどめておきましょう。

 

以下に司会進行者の挨拶の文例を紹介しておきます。

 

司会進行者の挨拶の文例:

本日は皆さん、お忙しいところ新年会に
ご出席いただきありがとうございます。

本日の司会は、○○部の私○○が務めさせていただきます。

なにぶん、司会を行なうのは初めてということもありますので、
至らない点が多々あるかと思いますが、
どうぞ宜しくお願い致します。

さて、はじめに開会のご挨拶を○○社長(など)にお願い致します。

 

以上となります。

 

新年会の開会の挨拶は、

・役職の高い方(できれば当日出席者の中で一番高い方)

にしていただくようにお願いをされると良いでしょう。

 

ただ、よくありがちな話ではありますが、せっかくのこの機会ということで、
少しでも様々なことを話したいという思いから、
この時の話し時間がつい長くなりすぎてしまう傾向にありますので、
できそうであれば「5分程度」を目安にしてもらえるようにお伝えしておきましょう。

※あくまでも可能であればです。

 

乾杯の発声の流れは?

開会の挨拶が終わった後は、乾杯の発声へと続きますが、
この時に、開会の挨拶をしてくださった方への
お礼を述べることを忘れないようにしましょう。

 

また、乾杯の発声は開会の挨拶をしてくださっ方の
次に役職の高い方にお願いをしますが、もし万が一、
その方が挨拶を嫌がった時はその次の方に
お願いをするというようにしていきます。

 

ただ、中には挨拶をすることを嫌がる方も多い場合もありますので、
そのような時は、開会の挨拶をしてくださった方に乾杯も
お願いされてみると良いでしょう。

それも難しいようでしたら、
ご自分で乾杯の発声を行っても良いでしょう。

 

以下に乾杯の発声の文例をご紹介しますね。

 

乾杯の発声の文例(乾杯の発声をお願いする人がいる場合):

有難うございました。

続きまして、○○長の御発声で乾杯を行いたいと思います。

皆さん、グラスの用意はよろしいでしょうか?

○○長、乾杯の発声をお願い致します。

 

乾杯の発声の文例(開会の挨拶と乾杯の発声を同時にお願いする場合):

※ご自身の自己紹介と挨拶を終えた後で、

「最初に○○社長にご挨拶と乾杯の御発声をお願い致します。」

 

乾杯の発声の文例(ご自分で行う場合):

※開会の挨拶を終えられた後で、

「有難うございました。

続きまして、乾杯の音頭を取らせて頂きますので、

皆さん、グラスのご用意くださり、ご唱和をお願い致します。

グラスのご用意はよろしいでしょうか?

それでは、我が社の更なる発展と飛躍を祈念いたしまして、乾杯!

(乾杯の発声の後で)それでは、心ゆくまでご歓談ください。」

 

以上となります。

 

食事や歓談は(余興は)?

乾杯の後は、食事や歓談へと続きますが、
もし、余興を行われる場合は、
食事や歓談に入ってから「20~30分」ほど経ってから、
その場の雰囲気を確認しながら行われると良いでしょう。

 

また、食事や歓談の時間に入った時に、
「ちょっとここで一休み。」という気持ちになりがちですが、
気を緩めることなく、参加されている方へ料理や飲み物が
行き届いているかなどの確認などは怠らないようにしましょう

必要があれば、注文や催促をお願いしましょう。

※余興が行われない場合でも同様に気を抜かないようにしましょう。

 

もしここで、新入社員の方など、
新しく入社された方の紹介などがある場合は、
余興を行う前に行われると良いでしょう。

 

以下に余興を行う場合の文例をご紹介しますね。

 

余興を行う場合の文例(始める時の言葉):

それでは、これから余興に移りたいと思います。

まずは毎年恒例のカラオケ大会を開催します。

トップバッターを務めてくれるのは、
元気いっぱいのイケメン若手社員、○○君です。

お願いします!

 

余興を行う場合の文例(締める場合の言葉):

さて、以上で余興のほうを締めさせて頂きたいと思います。

楽しんで頂けましたでしょうか?

ご協力いただいた皆さん、有難うございました。

まだまだ料理もお酒もありますので、
閉会までしばらくおくつろぎください。

 

以上となります。

 

新年会の閉会の挨拶(締めの挨拶)の流れは?

新年会もそろそろ終わりという頃合いになりましたら
締めの挨拶を行いますが、その時も役職の高い方にお願いをしましょう。

 

この場合ですが、開会の挨拶をお願いする方に、
「閉めの挨拶(乾杯の発声の方)は誰が良いですか?」と
相談をするようにすると、お名前を挙げて頂ける場合もあるため、

そのような時は、締めの挨拶をお願いする方に、
「『○○社長から○○さんにお願いしてみたら。』と言われましたので…。」
といったようなことを伝えればお願いしてもらいやすいかと思います。

 

新年会の閉会の挨拶(締めの挨拶)をお願いする文例:

盛り上がっている中、恐縮ではありますが、
お時間が迫ってきております。

ここで一旦、場を締めさせて頂きたいと思います。

最後は、三本締めでお開きとさせていただきます。

締めの音頭は○○さんにお願い致します。

(締めの挨拶が終わったら)

以上で忘年会をお開きとさせていただきます。

皆さん、ありがとうございました!

尚、二次会を○○で予約致しておりますので、
余力のある方はぜひご参加ください

 

以上となります。

新年会で幹事がすべき準備とは?

新年会を迎えるにあたり、幹事がすべき準備ですが、

・日時の決定

・場所の確保(二次会がある場合はその場所もリサーチしておく)

・参加する人数の確認

などから準備を始められると良いでしょう。

 

まず、「新年会を行うのはどのタイミングが良いのか?」
というのが会社によって違いがありますので、

・1月中の方が良いのか?

・2月に入ってからのほうが良いのか?

・前回の新年会はいつごろだったのか?

など、上司の方などにご相談されると良いでしょう。

 

大まかな日時が決定したら、次に場所の確保を行いますが、
その前にある程度で良いのですので、

・どんな料理が良いのか?

・逆にどんな料理は苦手なのか?

など、意見を聞きまとめておくと良いでしょう(特に上司や女性の方)。

 

それから、新年会の場所が居酒屋などのお店の場合は、

・出来る限り会社から近く、交通の便が良いお店

を選ばれるとベストです。

 

ある程度のお店の目星がついたら、そのお店では、

・一人あたりいくら位でどれくらい食べたり飲んだり出来るのか?

・また、「○○円分」のコースなどをお願いできるのか(あるのか)?

の確認をとっておくと予算が組みやすくなります。

 

日時とお店の目星がついたら、
新年会に参加することが出来る人数の最終確認を行い、
人数の確認ができたら、お店に正確な人数を伝え予約をしますが、
その時に、

・人数の変更がある場合はいつまで(何日前まで)に連絡が必要か?

を確認されておくと、

「急な参加や不参加のご連絡は○○日までに必ずお願いします。」

といったことを事前にアナウンスできますので、
当日キャンセルなどのトラブルの予防にもなります。

 

本当にやむを得ない事情なら仕方ありませんが、
当日のキャンセルによって発生する会費の支払いのトラブルは
よくある話ですので、事前のアナウンスはしっかりとなさることが大切です。

 

また、二次会が行われる場合は、
その日の参加者の状況にもよる所があるので、
事前に予約はせず、リサーチだけはしっかりと行い(カラオケなど)、
当日の二次会の参加者が確認出来しだい予約をするようにしましょう。

※前からすでに参加人数が分かっている時は予約しても良いでしょう。

 

新年会で幹事に必要な心得とはどんなこと?

新年会の幹事を行う際に必要な心得ですが、

・確認や相談すべきことはしっかりと行う
 (一人で全部を決めていかない)

・可能であれば、協力者をお願いする

・お店に確認すべきことは聞いておく

・必要な告知はしっかりと行う

・会費をしっかりと徴収する

・当日、小銭を用意しておく

・追加で会費が発生してもしっかりと徴収し、自腹は絶対にしない

・トラブルが起きた時に備えておく

・スムーズな進行と参加された方への気配り

などを意識されておくと良いでしょう。

 

上記の準備に関するところでもお話しましたが、

新年会を行うタイミングや、前回まではどのように行われていたのか、
参加者の好みや、大体の予算はいくらぐらいまでか、
会費の徴収の仕方や、追加徴収が発生した場合はどうするか、
会費が余った時はどうするのか、

など、確認や相談すべきことは、
事前に上司の方(参加者する方)などにしっかりと行っておきましょう。

 

特にお金に関することはトラブルになりやすいので、
より慎重にしっかりと行ってくださいね

 

幹事を一人で全部を背負うのは大変だったりしするものですが、
会社にもよりますが、もし、可能でしたら、
協力してくれる方をお願いするということも一つの方法です。

※あくまでも可能であればですが。

 

お店への確認もしっかりと行うことが必要で、
ここを怠ると様々なトラブルを起こす要因となりますので、
準備に関するところでもお伝えしましたように
事前にしっかりと確認を行いましょう。

 

お店への確認が済みましたら、
参加の意思を示している方に対して最終の告知として、

・新年会の日時や場所

・会費がいくら位なのか

・(もしあれば)余興のお願い

・一次会はおよそどれくらいで終わるのか?(予定をしているのか?)

・急な参加や不参加に関する連絡は○○日までに必ずお願いすること

・お店による、当日キャンセルでも料金が発生する場合はそれも伝える

といったことを伝えましょう。

 

会費の徴収ですが、当日に徴収する場合が多いですが、
もし、可能であれば、
お店の予約が済んだ時点(間が空きそうならもう少し後でも)で、
会費を徴収すると良いでしょう。

 

当日のドタキャンに関しては、
お店によっては料金の支払いが発生することもありますが、
かといって、当日にキャンセルした人から
なかなか会費を徴収しづらかったりしますので、

このようにすることで、当日のドタキャン率を下げることができ、
トラブルを事前に予防することができます。

 

これは、職場の雰囲気をはじめ、時と場合によるものなので、
なかなか言いづらい場合もあるかと思いますが、

参加者への最終の告知を行う時点で、
もし、お店により当日キャンセルでも料金が発生する場合は、
それらを事前にしっかりと伝えておきましょう。

 

また、当日に追加徴収が発生した場合もしっかりと徴収し、
「取り敢えず、今は私が払っておきます。」など、
後でトラブルのもとになりますので、絶対に自腹はしないようにしましょう。

 

会費の徴収のところでは、
幹事の方はあらかじめ「小銭を用意しておく」と、

《会費を徴収する際にお釣りをサッと出せたり》するなど、
スムーズに行うことができます。

 

また、お酒を飲んだりする場面でもありますので、
飲みすぎてしまったり、吐いてしまったり、気分が悪くなってしまう方なども
出てくるかもしれないということを想定して、

・トイレの位置を事前に確認する

・ビニール袋を用意する

・タクシー会社の連絡先を調べておく(お店にお願いする)

・万が一の時は救急車を呼ぶ

などの心構えを持たれておくと、
何か起きた時に速やかに立ち回ることができます。

 

また、お酒を飲んだりする場面ということで、
後々のトラブルの防止と考え、飲酒運転に気を付けていただくためにも、
マイカー通勤の方や自転車での通勤の方には
事前にその旨を伝えることをなさると良いでしょう

※車はもちろんですが、自転車も飲酒運転の対象となります。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。

新年会の幹事を任された時は、
何かと悩んでしまうことが多いかと思います。

ですが、なにより、参加される方への気配りが大切なことですので、
周りの方とご相談なさっていくなど、一人で抱え込まず(決めず)、
あなたらしく新年会の準備や司会進行をなさってくださいね。

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